Uso de métodos e ferramentas. Chega de dizer que não funciona

Para praticamente tudo na vida, precisamos de algo que indica como fazer, indicar o caminho, com procedimentos claros, formas de se fazer e preferencialmente, que possa ser repetido quando necessário. Todo este conjunto de ações e afins, são criados para serem seguidos dentro de um determinado contexto de uso. Estamos falando dos métodos e das ferramentas. Conceituando método, a partir de várias fontes:

1. Como fazer, é um conjunto de técnicas, que têm princípios básicos e devem ser seguidos e repetidos [1]
2. Modo ordenado de proceder, prudência[2]

           A primeira definição é da engenharia de software e a segunda, de um dicionário. A primeira não se anula, mesmo fazendo parte da área de tecnologia, o conceito é válido e serve para qualquer área e aplicação. O método é sempre apoiado, ou deve ser, pelas ferramentas, que são os meios que propiciam que o método seja efetuado mais rapidamente, com qualidade, com controle, em um tempo de execução aceitável (dentro de cada contexto). Na área de informática, existem alguns aplicativos que fazem o trabalho de automatizar o método, são as chamadas ferramentas case. Na administração, por exemplo a financeira, tem-se o fluxo de caixa, o demonstrativo financeiro, o balanço como ferramentas de onde se pode conhecer a situação atual de uma empresa.

São inúmeros os métodos e ferramentas disponíveis no mercado, para a maioria das áreas e, muitas vezes, método e ferramenta se fundem, sugerindo uma coisa única.

Podemos citar:

1. Temos a análise de sistemas, estruturada, que já tem seus bons anos de mercado, seja de Gane ou do Yourdon. Nesta, fluxogramas são utilizados como forma de documentar e definir um sistema. São feitos levantamentos do contexto, dos processos de uma organização (alvo do sistema ou processo) para, assim, desenvolver o sistema ou melhorar processos. Alguns a utilizam em partes ou mesmo de forma automática (alguns de seus métodos), como por exemplo, a criação da base de dados (nela são os depósitos de dados, com dicionário dos mesmos). Não se usa porque têm muitos diagramas, leva tempo para fazer e depois mantê-los;
2. Temos a análise orientada a objetos, que já tem, no mínimo, seus 20 anos e até hoje é utilizada em partes por alguns, não entendida por muitos outros, mas plenamente presente em linguagens atuais como Java ©, Delphi ©,.net, Prolog entre outras. Além de símbolos gráficos, permite também levantar e documentar sistemas a serem desenvolvidos ou mesmo atualizados. O motivo da falta de uso, normalmente é a falta de tempo, de conhecimento pleno por parte das equipes (não todas), falta de vontade em aplicar técnicas;
3. Gestão de projetos (seja PMI ©, Prince ©, OPM ou outra qualquer), cujo objetivo é colocar em prática, seguindo algumas regras estabelecidas por estas metodologias e/ou institutos, o uso de projetos nas empresas. Cada uma das citadas, têm em sua estrutura um conjunto de processos, procedimentos e técnicas para que sejam aplicados no dia a dia dos projetos, sejam eles organizacionais ou não. O PMI é o mais utilizado pelo mercado, mas ainda tem resistência, já que há necessidade de planejamento (o que para muitos é perda de tempo), disciplina por parte dos envolvidos (equipes, gestores, clientes etc), mas quem usa, sabe que dá resultado. Sou exemplo disso. Os motivos da falta de uso ou implementação com muitos problemas,é praticamente a mesma das outras acima, com a adição da falta de paciência para planejar, falta de comprometimento, a pressa por obter resultados mirabulantes, falta de conhecimento da metodologia entre outras coisas. Tem um volume considerável de empresas pedindo gestores e técnicos nesta área, mas na hora de implementar a banda toca de outra forma;
4. Planejamento e controle de produção, ao que tange a técnicas de otimização da fábrica (layouts, máquinas, pessoal, matéria prima, tecnologia e afins), com o objetivo de obter uma produção com o menor número de desperdícios possíveis, um produto de qualidade, com custos baixos (competitivos em relação ao seu mercado/concorrentes). Para a indústria ou mesmo empresas que fazem algum tipo de transformação em seus produtos, por menores que sejam, este é um departamento e um conjunto de técnicas que possibilita à organização ou boa margem de lucros, desde que coloque em prática algumas das citadas técnicas/funções e tudo isso alinhado com os objetivos da organização e com atenção, às relações com os outros departamentos da empresa. Hoje e há muito tempo, os sistemas de informação estão preparados para servir este departamento com informações para o plano mestre de produção e assim, se for o caso, o trabalho com MRP II;
5. O CRM (customer relashionship management), que possui estratégias para a fidelização (retenção) de clientes. Além de uma ferramenta para apoio aos métodos propostos por ela, pode alavancar as vendas das empresas, conhecendo as necessidades e tendências de consumo de seus clientes. Em suas quatro estratégias, ela prevê a identificação do cliente, a sua diferenciação (por potencial ou por faturamento), a interação e a personalização de produtos e/ou serviços. Está ligado aos departamentos de vendas e marketing, mas precisa de informações do financeiro, enfim, é apoiado por toda a organização. Seu uso, na maioria das vezes equivocado, é focado no aumento do número de clientes, ou seja, busca de mais clientes e não na fidelização dos mesmos. Não precisa andar muito para se ver hoje, facilmente, coisas do tipo “venha fazer um curso de inglês conosco e tenha 30% de desconto”, enquanto os alunos veteranos, não têm desconto algum. Os veteranos estão lá, sustentando o negócio, e o novo tende a ser algo passageiro, já que neste exemplo proposital, há uma rotatividade de alunos enorme;
6. Obaaaa, agora é a reengenharia que veio para salvar as empresas, ditando que poderiam jogar fora 200 anos de conhecimento gerencial [3], é o momento rever processos, jogar tudo que se tinha até o momento fora e começar tudo de novo. “Só deixaram as pessoas de lado”, como Hammer mesmo se desculpou em meados de 2000. Mas não é este o alvo do texto e sim, o volume de demissões, reestruturação mal feitas, com pressa (mais uma vez ela presente), onde acreditavam que a reengenharia salvaria seu negócio. Algumas sobreviveram, outras, entraram rumo à entropia mais rápido ainda;
7. Extreme Programming, o chamado XP, conjunto de técnicas, métodos, procedimentos que visam o desenvolvimento de sistemas de forma mais rápida que outras metodologias existentes na engenharia se software, de forma a entregar incrementos de programas em curto espaço de tempo e versões maiores a cada 30 dias. Prevê em seu método, a possibilidade de alterações durante o desenvolvimento, o usuário deve participar do processo de desenvolvimento, a equipe deve ser auto-organizada entre outras coisas. Muito em voga, o mercado está pedindo profissionais com este conhecimento, mas tem gente que deseja que o Extreme seja ainda mais rápido do que o proposto, de preferência perto de um salto quântico1 [4]
8. Modelagem de dados, voltado para a área de tecnologia da informação, é um conjunto de métodos, cujo foco é criar um banco de dados com as informações importantes de uma organização. Ela inicia com o contexto, a empresa, a ser estudada. Depois descobre quais dados são importantes para armazenamento e futura consulta [atributos] e, de onde estes vêm [entidades]. Descobre quais as relações entre estes dados e finalmente o banco de dados tem sua estrutura definida e pode ser criado. O processo aqui foi resumido e escrito de forma a que todos entendam. Uma modelagem deficiente, tende a deixar o banco de dados sem integridade, lento, pesado, muitas vezes dificultando o desenvolvimento e alteração das aplicações para uma empresa. Dificulta ainda, que o sistema acompanhe as novas necessidades da organização. E não tem milagre, podem chamar consultorias, eles vão ter dificuldades na extração destes dados para, disponibilizá-los em outro sistema. Modelo de dados é a base de qualquer sistema. Começou errado, fica errado e termina errado. Porque não se aplica? Bem, não se pode dizer que não se aplica, mas fases ficam de fora do processo, muitas vezes o levantamento de dados e necessidades é deixado de lado, ou feito de forma ruim, mais uma vez pela pressa, pelo imediatismo

           Poderia passar o tempo todo aqui colocando outros métodos/ferramentas, como análise SWOT, balanced Scorecard, técnicas de gestão etc.

            Acredite ou não, para tudo nesta vida se precisa de método e de uma boa ferramenta, seja em que área for:

1. Tente cozinhar feijão em uma panela comum. Vai sair, mas com um tempo muito maior, e um custo maior. A ferramenta panela de pressão é melhor. E deve existe método para colocar o feijão e a quantidade de água correta
2. Furar uma parede com um prego (método), para colocar uma bucha, ao invês de usar uma furadeira e, claro, com broca apropriada para tal (ferramenta)
3. Dar tranco para que o carro pegue (método), sendo ele um carro com injeção eletrônica. Pode pegar, mas o mecânico em breve ficará feliz
4. Ficar listando a estrutura das tabelas de um banco de dados, ao invés, de tê-la em uma ferramenta Case apropriada
5. Saber se uma empresa está bem financeiramente, sem dados, sem fluxo de caixa montado, sem balanço, demonstrativo e afins
6. Etc

           A questão é a seguinte: temos um grande volume de ferramentas e métodos, mas que são sub-utilizados ou nem isso. Chega de falar que esta ou aquela não funciona, se nem ao menos conhece ou tentou utilizar. Muitos destes métodos, processos, demoram um certo tempo para serem absorvidos por uma organização. Isso quando a envolve como um todo. Há outros que são utilizados em algumas áreas, como TI ou administração, basta ter mais vontade e menos obsessão por resultado fácil. Métodos não são perfeitos, pois fomos nós que desenvolvemos, mas crie o seu, com sua equipe, usando os métodos já existentes como base. 

          Pegue o melhor de cada um, acrescente suas idéias nos pontos falhos e pronto. Criou-se um conjunto de melhores práticas, basta segui-las, ter disciplina para isso.

           Fácil, não é, mas alguém tem que começar. Chega de olhar o alvo, abaixar a cabeça e correr para pegar, como o bode faz. Se o alvo se mexer, ele passar direto.

[1] PRESSMAN, Roger S. Engenharia de software. 6a ed. São Paulo: McGraw Hill, 2005. 720 p.

[2] ROCHA, Ruth. Minidicionário da língua portuguesa. São Paulo: Editora Scipione, 2006. 831 p.

[3] HAMMER, Michael; CHAMPY, James. Reengenharia revolucionando a empresa. 28ª ed. Rio de Janeiro: Editora Campus, 1994. 197 p.

[4] ARNTZ, William; CHASSE, Betsy; VICENTE, Mark. Quem somos nós?. Rio de Janeiro: Prestigio editorial, 2005. 276 p.

1 Salto quântico está voltado aos elétrons. Neste, eles mudam de orbita, aos saltos, cada vez mais se distanciando do núcleo