Só no parágrafo acima há um grande conjunto de palavras que citam a importância do ERP e/ou são esquecidas por boa parte daqueles que desejam implantar um sistema deste porte.
Não se discute aqui, se ele será um pacote adquirido de terceiros, já pronto ou se será desenvolvido internamente.
Bem, vamos a alguns fatos, cuidados, dicas, avisos, rezas, enfim, orientações sobre este software que, talvez mais uma vez, não serão seguidas:
- A Empresa precisa de um plano, ou seja, precisar ter um plano de negócios claro para ela, para onde quer ir, enfim, suas Estratégias;
- Precisa ter processos bem definidos, os processos são a espinha dorsal. O ERP a "simples pele" para dar forma;
- Planejar bem como será a implantação, seja ela feita por terceiros ou pela equipe interna de TI (Quando adquirido de terceiros ou desenvolvimento internamente);
- Se for comprar pronto, fazer um processo de seleção para escolha do ERP, que não é uma tarefa simples, demanda tempo e participação de pessoas chaves. Mas é muito bom que tenha processos bem definidos e alinhados. Não tem, melhor nem começar a pensar em sistema, arrume a casa antes em termos de processos, aliás, se não tem um plano de negócio, pense neste antes, depois parta para os processos. O que? muito burocrático? Demora? Não é prático? E a sua praticidade de levou até onde? Pense...isso é administrar e não simplesmente deixar a vida, o mercado te levar;
- Você sabe quando vira um Dentista ? Quando chama fornecedores de ERP para sua Empresa, fala de seu faturamento, de suas filiais. Eles abrem o sorriso, tudo pode, tudo o sistema faz, tudo é fácil, os sistemas dos parceiros, dos parceiros e dos parceiros são integrados tendo em vista um padrão XYZ que, pode existir, mas antes de chegar a existir, depende de pessoas. Bem, voltando aos dentes, a relação faturamento, quando maior, "mais dentes" aparecem na boca do fornecedor candidato. Tudo lindo. Não importa se você tem processo ou não, o sistema gera tudo sozinho, o sistema gera processo (cobra tem sovaco? pois é...tire suas conclusões). Cuidado com promessas, depois que você desembolsar alguns milhares ou milhões de reais, é complicado voltar atrás. Aí aparece dente careado, tratamento de canal ali e aqui, uma mancha na boca que pode ser algo nada bom e assim vai;
- Software não define processo. Ahh, o software não deixa fazer isso ou aquilo. Ele foi programado assim, e pode ser uma deficiência. Se ele faz, não faz, ou faz "mais ou menos" e na seleção que isso terá que ser validado. Como? Se sua empresa tiver processo, a questão é "simples": como o seu sistema trata a geração de uma duplicata? Como trata a relação entre pedido de compra e recebimento de materiais? E recebimento de material parcial? E quem tem SOX, como é dada a entrada de itens com algumas diferenças de quantidade? Entra? Há consideração das variações? Como faço? Isso é só uma amostra. Simples? Básico? Tem sistema que não faz ou não faz bem;
- Devo deixar claro que os processos de uma empresa devem ser coerentes. Processos desenvolvidos para favorecer práticas ruins de gestão, não contam. São construídos para agradar a alguém e não às melhores práticas nas empresas. Por isso deve-se tomar o cuidado para não querer informatizar o que é errado (em termos de legislação e afins) e absurdo;
- Por incrível que pareça, para tristeza de muitos, as pessoas são importantes e continuarão a ser. A Tomada de Decisão é algo inerente às pessoas e, para tanto elas precisam ter informação de qualidade, na hora certa e na quantidade certa. Com bases em seus conhecimentos, experiências e informações que tem em mãos, podem tomar decisões. O Sistema é o meio e não o fim na Tomada de Decisão;
- Pessoas devem saber Decidir. O sistema não fará isso por você, a não ter em tarefas automáticas de presentes na OPERAÇÃO (tem insumo, produz; não tem, emite ordem de compra e alguém dará andamento a isso);
- A área de TI deve ser envolvida do processo de seleção do software ou mesmo, no processo em que há demanda para o desenvolvimento interno. Ao mesmo tempo, não é a única responsável, cada área é responsável e tem que ter representantes tanto na escolha, como nas definições, acompanhamento, participação no projeto, execução das atividades inerentes a projeto e assim por diante. Um ERP é para a empresa e não só da TI;
- A TI precisa estar alinhada ao negócio e a Empresa deve reconhecer a TI como estratégica ou se não desejar assim, como um departamento que DEVE ser envolvido nestas questões. Aqui se peca muito, toma-se decisões e deixa-se a TI de lado, segundo a última a ser comunicada;
- A frase "...não adianta ser pai, tem que participar" vale para projetos deste porte. Não adiante pagar, tem que participar. Isso vale para TODA hierarquia;
- O que funcionou no seu concorrente, pode e vai funcionar muito, mas muito mal para sua empresa (tá vendo como as pessoas podem ser sugestionáveis). Seu concorrente pode ter os processos em dia e sua Empresa não, por exemplo. Há todo um conjunto de variáveis que permitem o sucesso ou não de um projeto deste porte;
- Sucesso é subjetivo? Bem, vou definir sucesso de forma a deixar mais palpável: relação entre escopo (amplitude do seu projeto; o que ele vai cobrir de processo de negócio) x tempo (duração, em dias ou meses. Anos? Complicado, mas já aconteceu em uma empresa de grande porte) x custos (Opa, R$). Traduzindo a primeira parte da fórmula do sucesso : seu projeto cai custar 1 milhão de reais. O sucesso ocorre quando o projeto termina no prazo (tempo), dentro do escopo (o que foi previsto) e dentro do custo previsto de 1 milhão. Levou menos tempo, tende a custar menos (opa, lucro); terminou no prazo e sem gasto a mais ou a menos (fechou a conta, maravilha); fechou no tempo, mas com custo maior (usou mais recursos, como mais pessoas trabalhando em uma tarefa. era previsto uma, colocaram 3 pessoas por três meses) isso eleva o custo. A variável tempo é independente do custo, mas o custo é dependendo do tempo. Projetos tem riscos, podem sofrer impactos o que é natural, mas para isso tem o gerente de projeto para acompanhar e trazer o projeto para seu escopo, tempo e custo. Se não der, ao menos estará controlado e todos estarão sabendo (ao menos devem saber). A última variável, subjetiva, está relacionada ao cliente interno (usuário), ou seja, o ERP permitiu que seu trabalho ficasse mais produtivo, organizado, fluindo no dia a dia e todas as suas necessidades de processos foram atendidas pela sistema? Se sim, fecha o sucesso do projeto.
Há muito o que se escrever e falar sobre o assunto. Esta é a uma base.
