Partes que formam um todo maior

Uma empresa tem em sua estrutura, departamentos, que são partes funcionais desta empresa. Da mesma forma que o corpo humano, que é um sistema, tem seus orgão, cada qual trabalhando e executando a sua função, mas NUNCA isoladamente, e sim, interagindo uns com os outros, e como resultado temos um corpo saudável. Quando um destes orgão vai mal, ou tem algum problema, por menor que seja, surgem assim, uma doença, que tem maior ou menor grau de gravidade, podendo nos levar à morte (entropia). Com uma empresa isso não é diferente, TODOS os departamentos, áreas, ou como são chamadas em sua organização, são peças importantes ao bom funcionamento da sua organização. Caso contrário ela ficará doente, em crise, não como o corpo humano, mas deixando de atender seus clientes, perdendo espaço em seu mercado, deixando os acionistas um "pouco tristes" ou mesmo caindo na falência, ou seja, caindo na entropia.
Infelizmente o que vemos na França, e não no Brasil, é justamente o que foi posto acima, onde cada departamento parece um feudo, com o seu SENHOR FEUDAL, autosuficiente em tudo, sem ao menos ligar para os que estão ao seu lado (outros departamentos) e achar que não precisam deles (trocas, processos, fluxos de informação). Vi, vejo e verei coisas do tipo:

1. Se eu não vender, a empresa não cresce. Diz o departamento comercial
2. Se eu não fabricar, não colocar a mão da matéria prima, transformando-a, não adianta vendas, vender, não vamos faturar. Diz a produção
3. Se eu não inspecionar, o material não sai e nem fatura. Diz a qualidade
4. ISO 9000 não é problema meu, dizem TODOS os departamentos, menos a qualidade claro. Ao menos se espera isso deles...
5. Se eu não cuidar do servidor, ou mesmo desenvolver um aplicativo com problemas, a empresa pára (para, na nova regra culta). Diz TI
6. E por aí vão os egos

Sob o o olhar individual, nenhum deles está errado. Mas isso, INDIVIDUALMENTE. Mas como a empresa é um sistema, e seus subsistemas precisam trabalhar e trocar informações, TODOS são importantes, e TODOS devem se unir para um objetivo comum: o crescimento de sua organização, e como consequencia disso, o seu crescimento. Ah?!? A sua empresa não te dá valor, mesmo com toda esta visão? Procure outro grupo empresarial que o faça.
Temos alguns departamentos que são mais estratégicos sim, mas nem por isso, podem subir em seus egos, pelo contrário, precisam de atenção redrobrada, pois tendem a causar mais estragos na empresa a longo prazo, e sem o devido controle, quando percebido, pode dar trabalho voltar a um patamar de equilibrio (homeostasia). Este equilibrio, pode ser a volta ao ponto em que as coisas estavam bem (financeiramente, por exemplo) ou uma adaptação as novas exigências do seu mercado. Normalmente esta última sempre estará presente.
Abaixo temos uma visão macro de como uma empresa deve funcionar, e as interações que ocorrem entre os departamentos:

 

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Esta visão permite mostrar as interações entre os departamentos, a troca de informações, atividades, enfim, onde o fluxo de trabalho e de informações flui, sem barreiras e sem maiores problemas. Neste fluxo, voltado para indústrias ou mesmo empresas de revendem ou distribuem produtos (que em algum momento são transformados, mesmo que de forma pequena), aponto alguns departamentos estratégicos:

1. Custos - a fábrica é um grande indicador de custos em uma empresa, custos altos na produção, tendem a ser um problema sério para uma organização. E isso já era dito por TAYLOR, considerado o pai da administração científica. E custo, não é somente um salário alto de um funcionário. E leia-se, alto, pelo ponto de vista de muitas empresas, mas também pelas movimentações na fábrica, que podem ser desnecessárias, por má posição das máquiinas, pelo desperdício de material e assim por diante. Isto do ponto de vista da fábrica. Há ainda o custo da matéria prima ou de um produto que só passará por um polimento por exemplo, que precisa ser controlado, mas algumas organizações não o fazem: não se tem o custo médio, para fazer por exemplo, um inventário! É isso mesmo, algumas empresas não tem este controle, é fato. A falta de planejamento eleva em muito os custos em uma empresa, e em algumas delas, se pode até classificar como gasto (quantidade de capital desembolsada por uma empresa que não era esperado). Custos altos espremem as tão desejadas margens de vendas, enfim, o lucro. O simples corte de cafezinho, de água, de copos plásticos, não vai ajudar a empresa a se recuperar de um problema com custos. Só um levantamento e análise dos pontos custosos, que podem estar na empresa como um todo, não somente na produção e o seu controle, é que se podem reduzir estes custos. Depois, basta manter o controle dos mesmos. Mas nada disso é atividade simples, mas precisa ser feito. Evita-se com isso tirar o café da produção e demitir o pessoal da limpeza para reduzir custos, como muitos fazem
2. Recursos humanos - departamento que se desdobra em sub-áreas, como treinamento, cargos e salários, avaliação e desempenho, seleção, gestão de pessoas e dependendo da estrutura e como a empresa está organizada, medicina do trabalho. Mas recursos humanos vai ainda além: é uma área fundamental para grandes mudanças em uma organização, como por exemplo, a começar pela seleção e a integração de novos colaboradores. Todo mundo faz isso? Dizem que sim, mas será que são efetivos e acertivos? Quando uma empresa deseja REALMENTE mudar ou até mesmo melhorar (e não fazer com que os outros percam seu tempo com ações sem foco), estas mudanças podem e devem ser apoiadas pelo RH. A integração de novos colaboradores é um momento fundamental para que estes conheçam as normas de conduta da empresa, a sua hierarquia, como estes devem se portar no dia a dia. É um momento que se pode apresentar como a empresa vê a qualidade (ISO 9000), as normas de conduta no uso de equipamentos e sistemas (segurança da informação),detalhar os planos de carreiras (se houver), enfim, muita coisa pode ser feita neste momento. O combinado, não sai caro. Em ambientes de mudança, a integração é vital para o sucesso desta empreitada, e será apoio para as ações que o RH pode auxiliar no ambiente interno da empresa, atuando junto aos colaboradores veteranos. Em momentos de mudança, a presença do RH é importante, para tranquilizar os colaboradores e assim, chamá-los a participarem do processo, pois nestes momentos a resistência à mudanças tende a ser grande. Se for preciso, esta unidade pode treinar ou contratar uma empresa para treinar os gestores, visando a melhoria na liderança. Todos devem participar. Na implantação de um sistema de gestão empresarial, ou o conhecido ERP, o RH mais uma vez tem papel fundamental, auxiliando no dia a dia do projeto (junto aos usuários chaves e gestores, primeiramente), apoio ao kick off (apresentaçaõ inicial do projeto para a empresa), enfim, executando a gestão de mudanças. Lidar com pessoas é algo complexo, e nada posto aqui tem o intuito de mostrar um mundo de conto de fadas, sei que não são lineares. Mas precisam ser feitas. É um departamento que precisa de apoio da alta direção, pois em muitos momentos vai lidar com as lideranças do grupo, e sem este apoio, perde a sua força. É estratégico por tudo isso posto aqui e muito mais (mas não é o objetivo), por lidar com pessoas e por  ser grande aliado em mudanças, na busca por colaboração e na melhoria do clima organizacional. Sem pessoas, nada se faz
3. Marketing - Teatros, eventos com badalações. É isso que vi em alguns lugares que passei ou mesmo, por conhecimento através de colegas. O marketing não é simplesmente um departamento organizador de eventos, para o pessoal da empresa tomar uns drinks, dar uns tapinhas nas costas uns dos outros e no dia seguinte, voltarem aos seus feudos e às suas brigas corporativas. Guardadas as proporções, ele cria eventos, como feiras para mostrar a empresa ao seu mercado e pode com certeza criar eventos internos, com apoio do RH. Mas ele vai além, é um departamento que pode atuar tanto internamente da empresa, como fora dela. Internamente, auxiliando a organização a tratar melhor os seus clientes, com base em informações armazenadas em seus sistemas (que devem ser bem estruturados). Este tratar é sob o prisma de um relacionamento, seja ele via CRM (gestão do relacionamento com o cliente), via SAC outra de outra forma criada pela organização, mas precisa ter base. Este relacionamento deve ser forte, principalmente no momento pós-venda, já que antes dele somos em muitas vezes tidos como dentistas, já que no momento da venda, tudo é lindo mas, depois problemas podem surgir (claro, há ). No pós-venda, o que deve ser feito:

• Em caso de devoluções, o cliente ter fácil acesso a empresa e o processo ter todo apoio desta
• Ter suporte ao serviço ou produto que adquiriu
• Respostas rápidas as suas solicitações
• Facilidade em trocar o produto, se for o caso
• Entrar em contato com o cliente, para verificar se o que ele adquiriu o está atendendo. Independente do contato do mesmo. Contato rápido e objetivo, pois contatos sem permissão não são bem vistos em estratégias de CRM

Este tipo de ação, deixa o cliente satisfeito e tende a criar uma retenção, uma fidelização do mesmo. A cada compra do cliente, com apoio do sistema de informação da empresa, esta pode se atenver às suas necessidades e oferecer produtos e/ou serviços personalizados.  Além do relacionamento, tema que pode ter um tópico só para ele, o marketing pode fazer pesquisas de mercado, na busca de novos mercados, movimentação dos seus concorrentes, fornecedores, clientes (futuros, ou os conhecidos prospects), pesquisas de aceitação de seus produtos e/ou serviços ou mesmo na identificação de novas tendências de consumo entre outras possibilidades. A pesquisa em marketing que permite solucionar problemas em uma organização, é outra ferramenta que pode ser aplicada pelo marketing. Além de tudo isso, este departamento pode ser apoiado pela TI, onde a mesma pode disponibilizar sistemas que apoiem as iniciativas deste departamento. Além deste, ele trca informações com a área comercial, da qual faz parte, com o financeiro (via sistemas, ainda mais quando tem um CRM envolvido), com a produção e qualidade quando há algum problema com o produto, se for o caso. Isso para mostrar como os departamento interagem entre sí, criando sinergia. É estratégico por que se bem utilizado e estruturado, permite a empresa acompanhar o seu mercado e ainda mais que isso: deixar o seu cliente feliz. Temos fatos de que, mesmo com um produto ou serviço mais caro, alguns clientes permanecem em uma empresa, já que ela tem diferenciais, como um bom atendimento e confiança na relação.
 A tecnologia da informação (TI), não ela não foi esquecida. No fluxo apresentado ela não aparece explicitamente, mas está presente nele, pois ela é quem possibilita a troca de dados entre os departamentos e até mesmo forma da empresa, atravès dos seus sistemas, redes e infra estrutura de TI. Empresas, pequenas ou grandes, não importante, precisam de um mínimo de informatização, seja ela suportada por uma TI interna ou por empresas prestadoras de serviços nesta área. A área de tecnologia da informação cresceu muito e esta denominação já veio com o obejtivo de mostrar uma área ligada às estratégias da empresa ja que antes, quando tinha a denominação centro de processamento de dados (CPD), era reativa, centralizada, enfim um FEUDO realmente em alguns casos. TI precisa estar alinhada com as estratégias da empresa, para que não se dilua em esforços que não estejam ligados aos objetivos da empresa, onde por exemplo, a empresa quer criar uma relação forte com seus clientes e a TI está informatizando a portaria. Não estamos diminuindo a importância deste ou daquele departamento, isso pode ser feito, desde que esteja nos planos da empresa e alinhado com seus objetivos, com o seu plano de negócios. Infelizmente esta área para muitas organizações é um mal necessário, levando na maioria das vezes a culpa, pelos erros e falta de visão da empresa. Sistema NENHUM faz milagre em uma organização, seja ele nacional ou mundialmente conhecido, sem que haja um plano estratégico por parte da empresa e a TI alinhada à este. Este é um tema que é longo e com certeza será discutido em outras postagens.
Portanto, aos que lêem esta postagem, as empresas não são partes dissociadas, mas sim integradas e dependentes e ainda, formam um todo maior, com a sinergia de suas partes. Ahh mais isso é utopia, é teoria, ninguém usa isso, blábláblá e blábláblá e blábláblá. Muitos vão dizer isso. Fazer o que? Tem gente que não quer crescer, por exemplo. Mas se tudo isso é inútil, por que a sua empresa está passando por dificuldades ou tem um ambiente de trabalho próximo ao caos? E porque não aplica outras idéias ou métodos para salvá-la?
Tudo isso posto é básico e não tem nada de extraordinário, mas tem muita gente que não faz.
O fluxo apresentado é macro, e as áreas envolvidas precisam ser explodidas ou seja, há necessidade de detalhar os seus processos internos, suas entradas e suas saídas. O fluxo ainda serve como base macro, como apoio a implantação de um sistema ERP. Ele é uma sugestão, não é a solução absoluta. Mas por exemplo, sem processo definido, plano estratégico, projeto, tente implantar, um ERP e você verá o Frankstein que irá sair.