Sistemas de gestão empresarial : puramente tecnologia da informação? - Parte 1

 Há muitos anos, no mercado mundial temos os chamados ERPs (Enterprise Resource Planning), enfim, os conhecidos sistemas de gestão empresarial ou puramente sistema, como são vistos pelos usuários. Particularmente não gosto do termo sistema isolado, pois em minha vivência acadêmica e profissional, sistema é algo que transcende a área de tecnologia, não sendo um termo original dela.  Mas isso é outro assunto. Prefiro aplicativo, programas ou afins.

Mas o que fazem os sistemas de gestão integrada? Outro nome para o ERP. Percebam que há algumas nomenclaturas formais para se referir a este tipo de aplicativo, e outras informais, como sistema de merda, este, citado pelos usuários quando a coisa não caminha dentro do esperado. Este caminhar dentro do esperado cai em um termo subjetivo, que pode ser positivo ou negativo. Positivo, por que os usuários realmente desejam trabalhar, ser profissionais; negativo, porque os usuários querem voar (enrolar) o tempo inteiro e o aplicativo não dá esta margem. Nas organizações existem, os dois tipos. Melhor, que existam os primeiros!

Voltando ao nosso foco, estes aplicativos cobrem praticamente todo o negócio de uma organização empresarial, e atualmente estão presentes em diversos setores, como hospitais, escolas, universidades, industrias, bancos e afins. Quando começaram, em meados de 90, estes sistemas tinham aplicação em poucos setores. Suas funcionalidades, ou para ser mais macro, seus módulos são os seguintes:

• Gestão de pessoas - folha de pagamento, recrutamento e seleção, avaliação de desempenho, cargos e salários, medicina do trabalho e afins. É isso mesmo, RH, não se limita a gerar e administrar a folha, mas tem inúmeras outras atividades e funções. E além de tudo isso, precisa ser visto como estratégico, defesa esta, que já foi alvo de outros posts neste blog
• Financeiro - Contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, relatórios financeiros e gerenciais, crédito (análise de clientes), faturamento, cadastro de clientes e afins. Alguns podem conter módulos separados para criação de cenários, análise de indices financeiros para gestão do negócio e afins
• Contabilidade - Lançamento do fatos contábeis, históricos e afins. Geração de balanço e razão, o que deve ser consequencia. Ao menos se espera. Suporte ao SPED contábil e fiscal. Normalmente o sistema é integrado e gera muitos lançamentos automaticamente, bastando a contabilidade verificar os lotes e liberá-los, se for o caso e fizer parte do processo
• Fiscal - gestão de impostos, geração e guias (Darfs e afins). É um módulo complexo, devido a complexidade de nossas leis tributárias. Muitas empresas que comercializam ERP, tem este módulo com parceiros, já que estas são empresas mundiais e seu módulo original não contempla todas estas especificidades de nossa legislação tributária. Deve dar suporte a nota fiscal eletrônica
• Ativo fixo - módulo que permite o cadastro de bens da empresa, como máquinas, equipamentos, veículos etc. Está integrado com a contabilidade
• Administração da produção - Permitir a gestão de um PCP, estoques, matérias primas, produtos em fase de produção, acabados, máquinas, planos de produção, MRPII, qualidade (alguns são separados) entre outras funcionalidades de negócio

• Comercial - Apoio ao dia a dia do departamento de vendas, como emissão de tabelas de preços, plano de vendas, relatórios gerenciais, orçamentos e afins. Alguns tem funcionalidades básicas de um CRM, mas o módulo ou mesmo um sistema inteiro é vendido a parte, pois o CRM é extenso
• Logística - Pode estar, em algumas funcionalidade/regras de begócio, presente no módulo de administração da produção, mas pode ser separado. Há a possibilidade de ser um sistema a parte, como os chamados WMS (Warehouse Management System) ou sistema de gestão de armazéns. Neste caso, por sí só é um conjunto de aplicativos com foco para a área de logística, trabalhando com estoque, docas, endereços de ruas, gavetas, kits, área de separação, etiquetas RFID, rastreamento, veículos, roteirização etc 

 Mas o objetivo de tudo isso posto aqui, não é falar somente sobre ERPs, mas sim mostrar que este tipo de conjunto de aplicativos, não pertence à área de tecnologia da informação, mas sim a toda a organização. TI deve estar presente para definir e apontar questões técnicas, e se ela estiver alinhada com a empresa, saber se realmente o que esta sendo escolhido, vai atender suas necessidades de negócio.
A escolha de um sistema ERP é algo complexo, que precisa ser efetuado com técnicas, com participação de usuários chaves e gestores de cada área da empresa, para que cada um deles veja os módulos do sistema de um dado fornecedor e, assim possa verificar se ele atende suas necessidades de negócio ou não.

Mas antes de chegar neste ponto, a empresa precisa ter em mãos um plano de negócio, uma estratégica bem definida e delineada para escolher bem o sistema. Cada contrário, ela irá sofrer no momento da  escolha, no momento da implantação e se esta for para frente, no momento em que o sistema entrar em operação. Isso vale para sistemas adquiridos de terceiros ou mesmo desenvolvidos internamente.
Adquirir de terceiros é pior ainda, pois nenhuma empresa entende do seu negócio, e eles não estão alinhados com o mesmo. Infelizmente, para alguns, que faz milagre ainda é o santo de casa, se bem motivado.

Compras por indicações políticas, por que o dono quer, porque um gestor com poder viu e gostou, por amizades, só vão resultar em processos de implantação dolorosos, e se for para frente, um sistema sem aderência alguma ao dia a dia da empresa. Uma vez implantado, torna-se complexa a sua retirada, pois o dia a dia da organização esta dependente dele.

Por isso cabem as técnicas e métodos de seleção de sistemas, alvo de um outro post.