Seleção de sistemas de gestão integrada - ERP - Parte 2

Continuando o assunto sobre sistemas de gestão integrada, partimos agora para alguns conceitos, técnicas e dicas para uma implantação menos traumática, de um sistema deste porte.

Sistema algum neste mundo faz milagres, e esta é a primeira regra a ser entendida, e bem entendida por TODOS em uma organização. Não tem Oracle, não tem SAP, Microsiga, Datasul, Microsoft ou outros, que façam milagres por sua organização. E antes de prosseguir, leia-se bem, que isto não é uma crítica a nenhum deles, estamos falando de visão, da verdade, evitando que o software no futuro vire muleta, para quem não quer trabalhar ou assumir responsabilidades.

Se a sua empresa vai mal financeiramente, o software poderá te ajudar no sentido de ter as informações em um dado local, de forma rápida, estruturada. Mas isso também depende de sua organização, como por exemplo, estas variáveis:

1. O software foi instalado e está suportanto processos previamente definidos, e não uma bagunça. Os softwares melhoram, por que os processos das empresas, melhoram ou exigem mais, por que o seu mercado exige mais delas. Software não define processo
2. Falta de plano de negócios, ou ao menos, a empresa saber para onde vai, ou seja, o que ela quer em seu mercado, como vai reter seus talentos, como vai agir com questões de meio-ambiente etc. E isso precisa estar claro para a organização
3. Real necessidade de mudar, e não ficar fazendo reuniões improdutivas. E melhor que isso, real vontade de mudar. E a necessidade e vontade aqui colocada, difere dos conceitos apresentados no livro, o monge e o executivo. Os apresentados nele, são excelentes para liderança
4. Se houve uso de projetos, em termos de gestão e de planejamento prévio

Vemos, no dia a dia, muitas organizações não fazerem nada do que foi posto acima, mas sim implantar de forma rápida para terem resultados rápidos e, o resultado mais rápido que conseguem, é problemas por falta de funcionalidades, aderência ao negócio, usuários insatisfeitos e assim por diante. O investimento neste tipo de tecnologia, normalmente é alto, pois não envolve somente o software, mas sim toda uma infra estrutura de servidores, melhora nas estações de trabalho etc. Claro, cada caso é um, mas este tipo de projeto tende a iniciar, dependendo do tamanho da empresa, na casa do milhões de reais.

Um software ou qualquer outra iniciativa de porte, não custa para a empresa o que está somente na proposta da empresa que vai implantar, mas há outros custos tangíveis ou não, outros não mensuraos, envolvidos. Vamos exemplificar alguns intangíveis:

1. Motivação da equipe, pois muitas vezes um software deste tipo, vem agregar profissionalmente para TODOS eles. Se não der certo, o custo disso, é a desmotivação e consequentemente, queda da produtividade. E isso é um custo
2. O custo do atraso da emissão de uma nota fiscal para um cliente, com prazo de entrega acordado em momento de colocação do pedido. Custo em R$ e o custo que, possivelmente, o cliente irá comprar em outra empresa
3. Custos das horas extras
4. Custa a saúde de seus colaboradores, caso o projeto começe a dar problemas. Isso custa fisicamente, mentalmente e financeiramente, para a empresa, com afastamentos ou mesmo para o país, com pedidos de afastamento ao INSS
5. Custo em R$, e de produtividade, das horas, dias em reuniões para resolver problemas que poderiam ter sido resolvidos, com uma seleção mais metódica. Mal uso do recurso humano, seja de gestores ou de colaboradores chaves

 Muitas vezes, o custo não pode ser visto como custo, mas sim gasto, porque é aquele capital que não se espera consumir. E para os céticos, o intangível, é alvo de estudos, publicações e maiores atenções, pois ele tem influenciado os negócios mundo afora.

Para selecionar um sistema deste porte, existem várias metodologias, aqui não vamos mostrar a melhor e nem a mais correta, mas um caminho a ser seguido, melhorado, ou mesmo, que se use outra, mas USE!

Basicamente:

1. A empresa precisa saber, conhecer seus processos atuais, e saber para onde ela quer ir, daqui 5 ou 10 anos. Isso será importante para o momento da implantação, customização e afins
2. Ter um plano de negócios
3. Ter a estrutura societária defina. Implantar uma holding após o inicio do projeto, que não estava prevista, vai doer, nos bolsos, no tempo, e vai atrasar em muito o projeto. Até porque, ela precisa de investimento por sí só
4. Ter usuários chaves, aquele que conhecem bem a sua área, e que estarão junto com os consultores, no momento da implantação. Cada área, tem que ter ao menos um usuário chave
5. Quem conhece a sua empresa, seu negócio é você e seus colaboradores, e não a consultoria. Ela pode auxiliar e muito com o conhecimento de mercado, mas detalhes de uma organização, só o santo de casa. E santo de casa faz milagre sim, é só deixarem e desejarem
6. Ter a participação e comprometimento de todas as pessoas convocadas para atuar no projeto, isso já no momento da seleção
7. Entrar em contato com os fornecedores de software ERP existentes no mercado, e agendar reuniões e demostrações para os participantes
8. Nestas reuniões, o processo de análise é semelhante para todos
9. Fazer atas das reuniões, com o que foi apresentado, pontos fortes e fracos, promessas de boca que costumam ocorrer. Depois enviar estas atas aos participantes. Em época de seleção, até o contrato ser assinado, tudo pode, depois, começam as frases alegando que não é bem assim. Isso demostra ainda mais a necessidade da empresa saber o que tem e o que quer e
10. Participação do RH, como agende de mudanças e apoiador

Algumas destas regras, servem até para o desenvolvimento de um sistema integrado pela equipe da empresa.

Tendo isso em mãos, a empresa pode montar um documento, para cada fornecedor, com algumas questões básicas sobre seu negócio, por área da empresa, como segue:

1. Como o sistema trabalha a função de importação em uma organização?
2. Como é a forma de consulta ao estoque (por filial, pode ver o que está reservado e afins)? Para empresas com mais de uma filial e que tem estoque centralizado
3. Gestão de entregas parciais para o cliente, como funciona?
4. Rentabilidade do produto é tratada no sistema?
5. Possui Tabela de preços, e como ela funciona?
6. Cadastro de clientes é completo ? Isso vai da necessidade de cada empresa. Aqui está subjetivo, mas pode ser melhorada com base nas necessidades do grupo empresarial
7. Suporta notsa fiscal eletrônica e Sped fiscal e contábil? Parece óbvio, mas o óbvio as vezes trás surpresas
8. Questão tributária de outros estados e países, como o sistema trabalha? Muita atenção para fornecedores estrangeiros, pois estes trabalham com parceiros nacionais. Nossa estrutura tributária é complexa
9. Controle efetivo para tratamento de transferência de material entre as empresas do grupo, como funciona? E claro, com nota ou com base em uma holding
10. Flexibilidade na estruturação de código de produto produtivo, como funciona? Besteira, não? Isso dá discussão que você nem imagina, caso não esteja definido
11. Geração de etiquetas com código de barras no recebimento do material, seja ele produtivo ou não? Isso já permite a idéia do quanto o sistema pode se integrar a uma estrutura RFID, de coletores ou mesmo leitores de código de barras
12. Como são tratadas as devoluções de material produtivo?
13. Aplicativo é multiempresa? Como isso funciona? Como o sistema trabalha isso em termos contábeis e financeiros? Atenção aos dados gerenciais, por exemplo. Isso define ainda, ou faz parte, do seu plano de contas. Muita atenção
14. Empresas centralizadas, mas visualização por empresa e consolidada? Contábil, financeira e afins? Tudo isso é mais fácil com a presença de uma holding
15. Tempo de mercado desta empresa/prestador? Isso define o quanto este fornecedor pode te atender em termos de mão de obra disponível no mercado. Isso pesa para o tempo do seu projeto e da equipe estar disponível
16. Trabalha com cronograma de projeto, segundo PMI/Prince/Scrum? Todo mundo diz que sim, mas na realidade, cobre bem isso. Porque depois de assinado o contrato a coisa complica. Tenha um gerente de projetos interno e que possa exigir isso do fornecedor. Isso preserva investimento e tempo dos participantes
17. Como é a arquitetura do sistema? Uma questão para a TI
18. Como o sistema adere às mudanças da empresa, que precisa se adaptar ao mercado? Isso é importante, pois evita customizações que são caras, o que é o menor dos problemas. O pior e descobrir que não atende
19. Empresa faz instalação e otimização do banco de dados? Isso mostra que a empresa/projeto pode ser um custo a mais
20. Facilidade de integração com outros sistemas de mercado (como SAP, Datasul, Oracle e afins. Todo mundo diz que integra, mas nem sempre é tão fácil. Detalhe este ponto, se isso for importante para o seu negócio
21. Interface do sistema. É amigável? Algo subjetivo, mas pesa na operação pelos usuários
22. Como é o tipo de licença do software? Verificar as manutenções anuais, mensais e afins. Pois o custo não pára na proposta, ou seja, o valor do software, mas há outros custos envolvidos

Estas são algumas das questões que precisam ser respondidas, por cada um dos fornecedores.

Já tive a oportunidade de conduzir um processo deste, com esta metodologia, e ele levou 6 meses. Ao menos a escolha foi democrática e houve participação de muita gente.

Sua empresa tem pressa? Bom, seu projeto pode ter problemas no futuro:

Que fique claro, que isso posto aqui, funciona. Não digo que é 100%, mas é melhor que 0%.