Aprovação do software de gestão - ERPs - Parte 3

Após o processo de seleção apresentado aqui, o grupo formado pelos usuários chaves (key users), gestores, stakeholders e afins, deverá se reunir para definir pela escolha definitiva do software de gestão, após as apresentações das empresas chamadas ao processo seletivo. Enfim, todo aquele pessoal que já citamos, de cada área da organização, deverá dar o seu parecer e assim, sair da reunião com uma definição em mãos. A área de tecnologia deve acompanhar o processo, com o objetivo de dar suporte a termos técnicos, expor sobre a necessidade de infra estrutura (aquisições ou não) e, colocar suas considerações técnicas, buscando sempre a aderência ao negócio, enfim, às estratégias da empresa. Por isso, ele precisa estar alinhada ao negócio da empresa.

Como escolher, após meses de apresentações e detalhes de todos os tipos? Mais uma vez, aquela lista que foi usada para cruzar necessidades de negócio x funcionalidade do software será usada. O ideal é fazer uma impressão dela, em tamanho grande, onde todos possam tirar suas dúvidas, no momento da reunião, mas antes enviá-la a cada participante, para que assim venha preparado para a reunião de decisão. Pode-se ainda, pontuar cada item de funcionalidade, dando pesos aos mesmos.

A escolha deve ocorrer pela empresa que mais atende ao negócio, naquele momento, mas que ao mesmo tempo, possa dar suporte ao negócio daqui 5 ou 10 anos, permita mudar configurações, ou seja, parametrizar, como se fosse o painel de controle do windows, com ajustes de cores etc. Claro, que para um ERP a coisa é mais complexa, mas isso é uma analogia, pois mudanças de parâmetros podem comprometer o negócio. Tomar cuidado com as customizações, já que estas indicam alteração física nos módulos do ERP ou criação de funcionalidades. Isso custa caro, demanda tempo, e isso precisa ser previsto pela empresa. Nada impede que, de comum acordo, isso esteja em contrato. O que é combinado, não sai caro, ok? Mas fica o aviso para ter atençaõ nestes pontos.

Além das funcionalidades, é bom ter claro, alguns outros aspectos que representam custos, que podem ser inesperados, virando assim, gastos:

1. Saber se a empresa tem infra-estrutura de servidores, estações de trabalho, links para suporte ao sistema. Normalmente não tem, isso precisa ser definido, e dependendo do caso e necessidade, isso passa da casa dos milhões de reais
2. Qual a forma de licença
3. Quanto custa a manutenção anual do software? Ou ela é mensal?
4. Quanto custa a mão de obra de um consultor, para customizações ou treinamentos avulsos?
5. A empresa vai precisar contratar mais mão de obra para implantar o sistema ou mesmo, como usuário de apoio ao projeto

Não pensar nisso, pode trazer sérias dores de cabeça para a empresa. Todo o investimento a ser feito, precisa ser previsto, em boa parte. Surpresas vão gerar stress. Lembre-se, um sistema de gestão integrada, é um casamento que a empresa faz. O Divórcio, é bem complexo, mas muito complexo.

O grupo presente, deverá assim, escolher a empresa a qual fará a implantação, bem como o software a ser implantado.

Daqui, o próximo passo é iniciar o processo de implantação, que também tem seus problemas, mas que podem ser minimizados.

Mas antes, vamos falar um pouco da infra-estrutura, em um próximo post.