Direto ao ponto - desenvolvimento de sistema de gestão empresarial

O imediatismo é a técnica mais presente das organizações. Seja ela pequena ou grande. Claro, há aquelas que utilizam de métodos e ferramentas diversas, como o planejamento, a qualidade entre outras. O tema, polêmico, sobre desenvolver ou adquirir um sistema de gestão, tem defensores e tem opositores. Alguns alegam problemas com custos, os custos de manter uma equipe de desenvolvimento e suporte é alto. Mas será que eles realmente analisaram os custos? Tenho dúvidas, pois vemos muito empresas que não têm esta prática, é simples chute. Custos para eles é o cafezinho dos colaboradores que tem que ser cortado e se não sobrar dinheiro, cortar o coitado da faxina que ganha 800,00 e deixar os gerentes barrigudos, que muitas vezes não fazem nada, e ganham às custas dos outros. Esta é a redução de custos, claro, que errada.
Mas voltando ao nosso tema polêmico, eu sou um dos defensores que um desenvolvimento interno é muito melhor, pelos seguintes pontos:

1. Consultoria nenhuma está alinhada com o negócio da empresa. Eles não conhecem o negócio e suas particularidades, mesmo que a empresa esteja trabalhando de forma errada. Imagine contratar uma empresa destas, se nem mesmo a organização que a está contratando, sabe o que quer. Alinhamento é algo básico para o bom andamento de um negócio
2. Se o programa ou módulos apresentarem problemas, a equipe está lá para resolver, muitas vezes até de final de semana. Mas problemas podem ser diminuídos com planejamento da mudança. Com pressa, seja consultoria ou equipe interna, vai ter muito desastre
3. Sua equipe é quem conhece a empresa
4. Santo de casa faz milagre sim, inclusive se recomenta que eles estejam presentes, em processo de tornaround empresarial. Há literatura sobre o assunto, bem como dissertações em universidades federais
5. A sua equipe está sempre pronta, para resolver problemas. Consultores, são caros, e nem sempre estão preocupados com os seus problemas
6. Um ERP de peso pode sim dar uma alavancada no seu currículo, como um Oracle da vida, um SAP, um Datasul entre outros. Mas estamos falando do seu currículo ou da empresa? Ao mesmo tempo que há outros que colocam a inscrição RIP (Rest In Peace, descanse em paz) em seu cv, e você morre para o mercado
7. Seja desenvolvimento interno ou externo, sua empresa precisará estar preparada para estas mudanças. Software não é Deus, e não faz milagre. Isso é um erro de pensamento básico, por partes das empresas. Deve se preparar para um mapeamento de seus processos, seu redesenho. Isso é básico e necessário. Quem for te vender software, seja ele interno ou externo, vai dizer que não precisa. Então não precisa mesmo, nem começe o projeto. Software não define processo, processo sim, define o software
8. Usuários são treinados, e se não forem, terão uma equipe a postos para resolver seus problemas. Sim, uma implantação por empresas de nome no mercado, em termos de aquisição de um ERP, também faz um treinamento mais focado e rico. Mas isso tem seu preço
9. Precisou mudar alguma coisa no software, sua equipe está lá para fazer. A consultoria não será tão rápida. E a sua hora de trabalho pode chegar tranquilamente aos 140 reais, e passar disso também

Muita gente ainda não se tocou, no caso as empresas, que nos dias atuais está muito difícil viver sem planejar.
O único que ainda tem o privilégio de apontar, abaixar a cabeça e correr sem olhar para onde é o carneiro ou o bode.

Direto ao ponto - carreira

Faço o que quiser de minha carreira, quem manda nela sou eu, da mesma forma que quem manda na sua é você. Não tem empresa, não tem setor de RH, não tem os ditos caçadores de talento, ninguém. Você quem sabe onde quer chegar, se uma empresa vai permitir que você chegue ou não e, desta forma, cair fora dela o quanto antes. Se queres abrir um negócio próprio, trocar de área, enfim, você decide.
Claro, só não se pode abrir mão do profissionalismo, cumprir com suas atividades e responsabilidades. Ao mesmo tempo, saber que tudo tem uma vantagem e desvantagem, e abraçar realmente as responsabilidades, amores e dificuldades que terás pela tua escolha. Assuma seus atos

Aprovação do software de gestão - ERPs - Parte 3.2

Ainda, falando sobre aprovação, há um processo que não pode deixar de ser analisado e exigido, por parte da empresa para com o fornecedor: gestão de projetos e, consequente pra ficar bem claro, uso e acompanhamento de cronograma.

É muito importante para a empresa que o projeto de implantação de um sistema ERP, seja acompanhado por um gestor de projetos, e muitas vezes, dois. Um por parte da empresa contratante e outro por parte do próprio fornecedor. Os dois serão sinérgicos, trabalhando em conjunto rumo ao mesmo objetivo.

Trabalhar com metodologia neste tipo de projeto, é importante, pois assim se sabe cada passo a ser tomado, qual o tempo de alocação dos usuários chaves, o tempo total de implantação e de cada atividade, quais serão as fases, controle de custos etc. Infelizmente muitos implantadores dizem trabalhar com projetos, mas na realidade, o cronograma é fraco, isso quando tem. Diz-se que um cronograma é fraco, com um escopo deficiente e que não reflete o esforço real de trabalho. Um cronograma sem vínculo entre as atividades, atividades com mais de 80 horas de trabalho (o que a torna ingerênciável) etc.

A empresa precisa saber o quanto de dinheiro investido já virou resultado, precisa saber quando o projeto vai acabar ou se vai acontecer algum problema e até mesmo, identificar riscos e mitigá-los. Esta é a função da gestão de projetos. Aliás, uma delas.

E não pense que a empresa está livre deste processo. Ela também deve ter um gestor de projetos, inclusive, a fase de seleção e aprovação, por exemplo, já devem estar presentes em um cronograma.

Sem planejamento e sem projeto, tudo tende a ir por água abaixo.

Infra-estrutura para um sistema de gestão integrada - Parte 3.1

É, pensa que é somente  software de gestão que vai custar caro? A infra-estrutura para ele entrar em produção e ter um tempo de resposta para cada requisição de negócio, aceitável, também tem seu preço. E aqui não vou passar uma cartilha, porque cada caso é um caso a ser analisado. Há empresas que tem uma boa estrutura, e o investimento será menor, há outras que precisam rever tudo.

Quando falamos de infra-estrutura, e dependendo do software a ser implantado, a empresa pode precisar do seguinte:

1. Servidores para produção, testes, homologação, desenvolvimento, tudo isso para o ERP
2. Links de comunicação dedicados e contingenciados, ainda mais se ela tiver filiais que utilizam o sistema ou mesmo, estejam usando a partir de um data center. Se a comunicação parar, ninguém acessa o sistema. É simples o resultado
3. Estrutrura de armazenamento de dados, normalmente storages
4. Equipamentos e software para suporte a alta disponibilidade, ou seja, a priori o sistema não para nunca, ou sea parar, é por alguns minutos. Mas isso custa muito dinheiro, mas se o negócio é crítico, se paga. Lembre-se que a informação é ativo da empresa, e a sua perda é incalculável
5. Estrutura física para o desenvolvimento do projeto

Normalmente, por incrível que pareça, alguns fornecedores de software de gestão, não indicam requerimentos de máquinas, uso de links e afins. Tudo fica na mão do cliente, sendo um verdadeiro garimpo, para obter estas informações. Eles implantam sistemas em um monte de lugares, mas não indicam a infra necessária para tudo isso. Fica muito no achismo, e a empresa neste momento se vê em um ponto: se ela tem informação de suas necessidades e o quanto pretende crescer, fica até fácil definir uma infra-estrutura escalonável; se não tiver, aí ela vai sentir o drama, a infra-estrutura fica completamente probabilística e não determinística, em termos de acerto na aquisição.

Por isso, tudo isso precisa ser previsto e todos estarem cientes, para evitar stress desnecessário.

Isso posto aqui, é vivência.

Aprovação do software de gestão - ERPs - Parte 3

Após o processo de seleção apresentado aqui, o grupo formado pelos usuários chaves (key users), gestores, stakeholders e afins, deverá se reunir para definir pela escolha definitiva do software de gestão, após as apresentações das empresas chamadas ao processo seletivo. Enfim, todo aquele pessoal que já citamos, de cada área da organização, deverá dar o seu parecer e assim, sair da reunião com uma definição em mãos. A área de tecnologia deve acompanhar o processo, com o objetivo de dar suporte a termos técnicos, expor sobre a necessidade de infra estrutura (aquisições ou não) e, colocar suas considerações técnicas, buscando sempre a aderência ao negócio, enfim, às estratégias da empresa. Por isso, ele precisa estar alinhada ao negócio da empresa.

Como escolher, após meses de apresentações e detalhes de todos os tipos? Mais uma vez, aquela lista que foi usada para cruzar necessidades de negócio x funcionalidade do software será usada. O ideal é fazer uma impressão dela, em tamanho grande, onde todos possam tirar suas dúvidas, no momento da reunião, mas antes enviá-la a cada participante, para que assim venha preparado para a reunião de decisão. Pode-se ainda, pontuar cada item de funcionalidade, dando pesos aos mesmos.

A escolha deve ocorrer pela empresa que mais atende ao negócio, naquele momento, mas que ao mesmo tempo, possa dar suporte ao negócio daqui 5 ou 10 anos, permita mudar configurações, ou seja, parametrizar, como se fosse o painel de controle do windows, com ajustes de cores etc. Claro, que para um ERP a coisa é mais complexa, mas isso é uma analogia, pois mudanças de parâmetros podem comprometer o negócio. Tomar cuidado com as customizações, já que estas indicam alteração física nos módulos do ERP ou criação de funcionalidades. Isso custa caro, demanda tempo, e isso precisa ser previsto pela empresa. Nada impede que, de comum acordo, isso esteja em contrato. O que é combinado, não sai caro, ok? Mas fica o aviso para ter atençaõ nestes pontos.

Além das funcionalidades, é bom ter claro, alguns outros aspectos que representam custos, que podem ser inesperados, virando assim, gastos:

1. Saber se a empresa tem infra-estrutura de servidores, estações de trabalho, links para suporte ao sistema. Normalmente não tem, isso precisa ser definido, e dependendo do caso e necessidade, isso passa da casa dos milhões de reais
2. Qual a forma de licença
3. Quanto custa a manutenção anual do software? Ou ela é mensal?
4. Quanto custa a mão de obra de um consultor, para customizações ou treinamentos avulsos?
5. A empresa vai precisar contratar mais mão de obra para implantar o sistema ou mesmo, como usuário de apoio ao projeto

Não pensar nisso, pode trazer sérias dores de cabeça para a empresa. Todo o investimento a ser feito, precisa ser previsto, em boa parte. Surpresas vão gerar stress. Lembre-se, um sistema de gestão integrada, é um casamento que a empresa faz. O Divórcio, é bem complexo, mas muito complexo.

O grupo presente, deverá assim, escolher a empresa a qual fará a implantação, bem como o software a ser implantado.

Daqui, o próximo passo é iniciar o processo de implantação, que também tem seus problemas, mas que podem ser minimizados.

Mas antes, vamos falar um pouco da infra-estrutura, em um próximo post.

Seleção de sistemas de gestão integrada - ERP - Parte 2

Continuando o assunto sobre sistemas de gestão integrada, partimos agora para alguns conceitos, técnicas e dicas para uma implantação menos traumática, de um sistema deste porte.

Sistema algum neste mundo faz milagres, e esta é a primeira regra a ser entendida, e bem entendida por TODOS em uma organização. Não tem Oracle, não tem SAP, Microsiga, Datasul, Microsoft ou outros, que façam milagres por sua organização. E antes de prosseguir, leia-se bem, que isto não é uma crítica a nenhum deles, estamos falando de visão, da verdade, evitando que o software no futuro vire muleta, para quem não quer trabalhar ou assumir responsabilidades.

Se a sua empresa vai mal financeiramente, o software poderá te ajudar no sentido de ter as informações em um dado local, de forma rápida, estruturada. Mas isso também depende de sua organização, como por exemplo, estas variáveis:

1. O software foi instalado e está suportanto processos previamente definidos, e não uma bagunça. Os softwares melhoram, por que os processos das empresas, melhoram ou exigem mais, por que o seu mercado exige mais delas. Software não define processo
2. Falta de plano de negócios, ou ao menos, a empresa saber para onde vai, ou seja, o que ela quer em seu mercado, como vai reter seus talentos, como vai agir com questões de meio-ambiente etc. E isso precisa estar claro para a organização
3. Real necessidade de mudar, e não ficar fazendo reuniões improdutivas. E melhor que isso, real vontade de mudar. E a necessidade e vontade aqui colocada, difere dos conceitos apresentados no livro, o monge e o executivo. Os apresentados nele, são excelentes para liderança
4. Se houve uso de projetos, em termos de gestão e de planejamento prévio

Vemos, no dia a dia, muitas organizações não fazerem nada do que foi posto acima, mas sim implantar de forma rápida para terem resultados rápidos e, o resultado mais rápido que conseguem, é problemas por falta de funcionalidades, aderência ao negócio, usuários insatisfeitos e assim por diante. O investimento neste tipo de tecnologia, normalmente é alto, pois não envolve somente o software, mas sim toda uma infra estrutura de servidores, melhora nas estações de trabalho etc. Claro, cada caso é um, mas este tipo de projeto tende a iniciar, dependendo do tamanho da empresa, na casa do milhões de reais.

Um software ou qualquer outra iniciativa de porte, não custa para a empresa o que está somente na proposta da empresa que vai implantar, mas há outros custos tangíveis ou não, outros não mensuraos, envolvidos. Vamos exemplificar alguns intangíveis:

1. Motivação da equipe, pois muitas vezes um software deste tipo, vem agregar profissionalmente para TODOS eles. Se não der certo, o custo disso, é a desmotivação e consequentemente, queda da produtividade. E isso é um custo
2. O custo do atraso da emissão de uma nota fiscal para um cliente, com prazo de entrega acordado em momento de colocação do pedido. Custo em R$ e o custo que, possivelmente, o cliente irá comprar em outra empresa
3. Custos das horas extras
4. Custa a saúde de seus colaboradores, caso o projeto começe a dar problemas. Isso custa fisicamente, mentalmente e financeiramente, para a empresa, com afastamentos ou mesmo para o país, com pedidos de afastamento ao INSS
5. Custo em R$, e de produtividade, das horas, dias em reuniões para resolver problemas que poderiam ter sido resolvidos, com uma seleção mais metódica. Mal uso do recurso humano, seja de gestores ou de colaboradores chaves

 Muitas vezes, o custo não pode ser visto como custo, mas sim gasto, porque é aquele capital que não se espera consumir. E para os céticos, o intangível, é alvo de estudos, publicações e maiores atenções, pois ele tem influenciado os negócios mundo afora.

Para selecionar um sistema deste porte, existem várias metodologias, aqui não vamos mostrar a melhor e nem a mais correta, mas um caminho a ser seguido, melhorado, ou mesmo, que se use outra, mas USE!

Basicamente:

1. A empresa precisa saber, conhecer seus processos atuais, e saber para onde ela quer ir, daqui 5 ou 10 anos. Isso será importante para o momento da implantação, customização e afins
2. Ter um plano de negócios
3. Ter a estrutura societária defina. Implantar uma holding após o inicio do projeto, que não estava prevista, vai doer, nos bolsos, no tempo, e vai atrasar em muito o projeto. Até porque, ela precisa de investimento por sí só
4. Ter usuários chaves, aquele que conhecem bem a sua área, e que estarão junto com os consultores, no momento da implantação. Cada área, tem que ter ao menos um usuário chave
5. Quem conhece a sua empresa, seu negócio é você e seus colaboradores, e não a consultoria. Ela pode auxiliar e muito com o conhecimento de mercado, mas detalhes de uma organização, só o santo de casa. E santo de casa faz milagre sim, é só deixarem e desejarem
6. Ter a participação e comprometimento de todas as pessoas convocadas para atuar no projeto, isso já no momento da seleção
7. Entrar em contato com os fornecedores de software ERP existentes no mercado, e agendar reuniões e demostrações para os participantes
8. Nestas reuniões, o processo de análise é semelhante para todos
9. Fazer atas das reuniões, com o que foi apresentado, pontos fortes e fracos, promessas de boca que costumam ocorrer. Depois enviar estas atas aos participantes. Em época de seleção, até o contrato ser assinado, tudo pode, depois, começam as frases alegando que não é bem assim. Isso demostra ainda mais a necessidade da empresa saber o que tem e o que quer e
10. Participação do RH, como agende de mudanças e apoiador

Algumas destas regras, servem até para o desenvolvimento de um sistema integrado pela equipe da empresa.

Tendo isso em mãos, a empresa pode montar um documento, para cada fornecedor, com algumas questões básicas sobre seu negócio, por área da empresa, como segue:

1. Como o sistema trabalha a função de importação em uma organização?
2. Como é a forma de consulta ao estoque (por filial, pode ver o que está reservado e afins)? Para empresas com mais de uma filial e que tem estoque centralizado
3. Gestão de entregas parciais para o cliente, como funciona?
4. Rentabilidade do produto é tratada no sistema?
5. Possui Tabela de preços, e como ela funciona?
6. Cadastro de clientes é completo ? Isso vai da necessidade de cada empresa. Aqui está subjetivo, mas pode ser melhorada com base nas necessidades do grupo empresarial
7. Suporta notsa fiscal eletrônica e Sped fiscal e contábil? Parece óbvio, mas o óbvio as vezes trás surpresas
8. Questão tributária de outros estados e países, como o sistema trabalha? Muita atenção para fornecedores estrangeiros, pois estes trabalham com parceiros nacionais. Nossa estrutura tributária é complexa
9. Controle efetivo para tratamento de transferência de material entre as empresas do grupo, como funciona? E claro, com nota ou com base em uma holding
10. Flexibilidade na estruturação de código de produto produtivo, como funciona? Besteira, não? Isso dá discussão que você nem imagina, caso não esteja definido
11. Geração de etiquetas com código de barras no recebimento do material, seja ele produtivo ou não? Isso já permite a idéia do quanto o sistema pode se integrar a uma estrutura RFID, de coletores ou mesmo leitores de código de barras
12. Como são tratadas as devoluções de material produtivo?
13. Aplicativo é multiempresa? Como isso funciona? Como o sistema trabalha isso em termos contábeis e financeiros? Atenção aos dados gerenciais, por exemplo. Isso define ainda, ou faz parte, do seu plano de contas. Muita atenção
14. Empresas centralizadas, mas visualização por empresa e consolidada? Contábil, financeira e afins? Tudo isso é mais fácil com a presença de uma holding
15. Tempo de mercado desta empresa/prestador? Isso define o quanto este fornecedor pode te atender em termos de mão de obra disponível no mercado. Isso pesa para o tempo do seu projeto e da equipe estar disponível
16. Trabalha com cronograma de projeto, segundo PMI/Prince/Scrum? Todo mundo diz que sim, mas na realidade, cobre bem isso. Porque depois de assinado o contrato a coisa complica. Tenha um gerente de projetos interno e que possa exigir isso do fornecedor. Isso preserva investimento e tempo dos participantes
17. Como é a arquitetura do sistema? Uma questão para a TI
18. Como o sistema adere às mudanças da empresa, que precisa se adaptar ao mercado? Isso é importante, pois evita customizações que são caras, o que é o menor dos problemas. O pior e descobrir que não atende
19. Empresa faz instalação e otimização do banco de dados? Isso mostra que a empresa/projeto pode ser um custo a mais
20. Facilidade de integração com outros sistemas de mercado (como SAP, Datasul, Oracle e afins. Todo mundo diz que integra, mas nem sempre é tão fácil. Detalhe este ponto, se isso for importante para o seu negócio
21. Interface do sistema. É amigável? Algo subjetivo, mas pesa na operação pelos usuários
22. Como é o tipo de licença do software? Verificar as manutenções anuais, mensais e afins. Pois o custo não pára na proposta, ou seja, o valor do software, mas há outros custos envolvidos

Estas são algumas das questões que precisam ser respondidas, por cada um dos fornecedores.

Já tive a oportunidade de conduzir um processo deste, com esta metodologia, e ele levou 6 meses. Ao menos a escolha foi democrática e houve participação de muita gente.

Sua empresa tem pressa? Bom, seu projeto pode ter problemas no futuro:

Que fique claro, que isso posto aqui, funciona. Não digo que é 100%, mas é melhor que 0%.

Onde estão os profissionais?

Um telefone celular cai no chão, pela enésima vez. Mas esta foi derradeira, algo deixou de funcionar: o display do telefone. Fazia ligações, claro no estilo voo cego, sem ver nada no display.

Bom, ele foi um presente e desta forma precisava ser consertado, e o aparelho não é dos ruins, já tem mp3, câmera, filma, tem rádio, joguinhos, acessa a internet, bluetooth e ainda é telefone.

Sendo lá foi o aparelho para conserto, e a assistência técnica eleita foi uma em um shopping. Apesar de estar em uum shopping, o atendimento da assistência é uma porcaria, mas por estar mais próxima, foi a escolhida. O aparelho foi deixado para conserto, com a ordem de serviço em mãos, a atendente avisou que ligariam para passar o orçamento. A história começa aqui, e o cliente esperasse, ele iria ficar como na imagem abaixo:

Já começaram os problemas por aí, não ligaram de forma alguma, e o cliente foi quem teve que tomar a iniciativa. Ligou, e lá estava o orçamento pronto. Orçamento aprovado, houve necessidade de ir á loja para deixar 30% de sinal. Aqui já se percebeu o profissionalismo das atendentes, uma pintando as unhas em pleno balcão, e outras duas vendo fotos e o cliente plantado esperando, mais uma vez, a boa vontade daquelas criaturas.

 Finalmente, conseguindo deixar o sinal (e veja que isso é dinheiro entrandna empresa), mais uma vez a atendende disse que ligariam para avisar que o aparelho estaria disponível para ser retirado.

Mas como mostra a imagem acima, o cliente mais uma vez resolveu ligar, e lá estava o aparelho pronto para ser retirado. Mas, não ligaram mais uma vez.

Lá foi nosso amigo, retirar seu aparelho que, por sorte tinha uma mais antigo que estava funcionando, onde pôde passar os dias sem o seu, sem perder ligações importantes.

Chegou na loja, ficou mais uma vez plantado esperando atendimento. E veja que a empresa não é grande, e não tem um volume enorme de pessoas para serem atendidas. Aliás, eles têm mais funcionárias, do que clientes. Entregue o aparelho, lá foi o nosso desbravador feliz para casa, mas ele cometeu um erro. Bom, será que foi um erro ou confiou no profissionalismo de quem consertou o aparelho. A última é a mais certa.

Chegando em casa, foi ligar para um de seus contatos, nada de ouvir o tom de chamada. Tentou de novo, poderia ser algo temporário, já que isso ocorre, mas não ouvia o tom de chamada. Resolveu olhar as configurações do seu aparelho, e nada. Foi tentar tirar uma foto com o aparelho, e o mesmo travou de forma a ter que ser desligado!

 Neste estado posto acima, lá foi nosso amigo a maravilhosa empresa. Mas isso também demonstra o profissionalismo, no seguinte:

1.  Percebe-se claramente que a empresa não tem processo e contrata pessoas sem a menor noção de atendimento
2. O técnico que fez o conserto, nem ao menos, testou as funcionalidades do aparelho. Viu o display funcionando e pronto
3. Nem ao menos fez uma limpeza no aparelho, entregou da forma que foi

Voltando à saga, ele deixou o aparelho e ainda perguntou para a atendente se o técnico testa os consertos, mas foi o mesmo que perguntar para uma planta. Desculpe ser repetitivo, mas outra vez, ela disse que quando o reparo estivesse pronto, eles ligariam avisando que o aparelho estaria liberado para retirada. 

Mas o nosso amigo, já PHD em desvios felinos do encontro eminente com a mais conhecida junção de átomos de hidrogênio e um de oxigênio, resolveu nem ligar, esperou uns dias e já foi retirar o aparelho, que lá estava pronto, mas desta vez, ele testou tudo que pôde na loja.

Só para registro, neste tempo em que o cliente esperou, não ligaram mais uma vez. Portanto, infelizmente o que se percebe neste mercado de trabalho, e até mesmo em muitas empresas (há uma contrapartida), é a falta de profissionalismo, a falta de interesse e o que importa é esperar o dia 20 e o dia 5.

Pior do que isso, é a falta de se interessar e aprender mais, buscar conhecimento e ver onde pode melhorar. Isso está presente em todas as esferas de formação do fundamental até a mais alta graduação.